Bestyrelsesmøde 27/03-23

Referat fra Bestyrelsesmøde

Bestyrelsesmøde mandag den 27. marts 2023 Til stede: Olli, Anne, Helen, Khatira, Ulla, Bodil og Helle

Referent: Helle

PROTOKOL

1. Godkendelse af sidste mødes referat

Ingen kommentarer - godkendt

2. Velkommen til Ulla

Ulla er trådt ind i bestyrelsen – så en stor velkommen til hende

3. Økonomi

Helen fortæller, at det ser fint ud på kontoen og medlemstallet er på 460 +/-

4. Indgået post

Der er kommet en del invitationer til diverse møder/generalforsamlinger ved Sportverband Flensburg. Helle satser på at deltage i det møde, der finder sted 12. april (Jugendversammlung)

5. Organisationen

• Svømmeinstruktører, hvor langt er vi? Olli og Khatira har udarbejdet en poster, som er klar til at gå online. Lis fra Sortevejens Fritidshjem har interesse og kender muligvis en anden, som kunne have lyst. Olli tager kontakt til hende.
• Danseinstruktør – vi afventer og ser om Hannah finder én, der vil overtage hendes hold for næste sæson.
• Instruktørmøde – der deltog 5 instruktører i mødet og alle var glade for initiativet. Der planlægges af afholde et nyt møde, gerne med deltagelse af nogle fra bestyrelsen. 1: Rolle som instruktør ønskes defineret bedre. Evt. udarbejdelse af en lille folder, til instruktørerne, hvori der står, hvad deres opgaver ud over selve træningen er. Rolle som bestyrelsesmedlem – den administrative del af foreningen. Samling på holdene, styr på finanserne, bestilling af materialer på instruktørernes opfordring. Instruktørerne ønsker at læse referaterne fra bestyrelsesmøderne. De kan fremover lægges på SportMember. 2: Budget pr. instruktør – der er ikke fastlagt et fast beløb pr. hold. Der er sat en samlet pulje af til genanskaffelser og hvis en instruktør ønsker nogle nye ting, så skal vedkommende kontakte Khatira (fitness) eller Anne (gymnastik), som så kan være behjælpelige med ansøgninger, indkøb etc. 3: Mere plads til opbevaring af redskaber – det er et ønske fra flere, men vi har ikke pladsen og kan ikke fremskaffe den ude på skolerne. Vi prøver at finde ud af, hvor skabet med ”DAN” på er kommet fra (Cornelius Hansen Skolen). 4: Ønske om tilbagemelding når deltagere stopper. I henhold til indmeldingsblanketten, skal man udmelde sig senest den 31.7. ellers trækkes der kontingent for det kommende år. Medlemmerne giver ikke bestyrelsen besked, hvis de stopper. Nogle er gode til at sige, hvis de ikke ønsker at deltage men andre bliver bare væk. Der er ingen løsning på udfordringen. 5: Hvordan planlægges det, når der er hold, der starter lige efter hinanden? Her må instruktørerne selv snakke sammen. Et hold er fra 17-18, de skal være ude kl. 18. Det næste

hold starter kl. 18, de må komme ind kl. 18. 6: Liste over pedeller. Instruktørerne ønsker en telefonliste over pedellerne – dette udleveres

ikke grundet datasikkerhed. Og pedellerne ønsker sikkert heller ikke, at blive ringet til med diverse spørgsmål, som måske ligger hos skolelederen. Helle sender en besked til de pågældende skoler om et ønske om en årsoversigt over hvornår de forskellige sale er lukkede. Ved usikkerheder, kan instruktøren kontakte skolen i åbningstiden.

• Program for næste sæson skal være klar ved udgangen af maj. Dette tages med på kommende møde.
• Bestyrelsen næste sæson – der skal vælges til leder af svømmeafdelingen (Olli tager gerne mod genvalg), leder til ungdomsafdelingen (Samira?) og ny kasserer, da Helen ikke ønsker at genopstille.

6. DGF

DGF har sidste år kontakte DAN med henblik på en eventuel sammenlægning af de to foreninger. Der er både fordele og ulemper ved dette og vi kan ikke træffe en beslutning lige nu og her. Der skal planlægges et møde, kun med dette punkt. Fordele: eget klubhus, flere sportsgrene som tiltrækker hele familien. Ulemper: stor forskel på kontingentberegningen (hvis vores kontingent stiger, mister vi medlemmer), for tysk-præget.

7. Eventuelt Den udendørs sportsboks kommer sandsynligvis start maj. Der tages endelig stilling i april. Hvis vi får den, skal den stå ved fjorden (roklubben, kiosken?)

Næste møde: den 23. maj kl. 17.30 på biblioteket